Envoyer un mail/ Répondre au téléphone
Conseils généraux
-Toujours rester poli, ne pas oublier qu’il s’agit d’une relation vendeur/client et pas ami/ami.
-Être sur de se faire comprendre, ne pas oublier de tout détailler ; ce qui est évident pour moi, ne l’est peut-être pas pour les autres.
-Tenir informé des communications que l’on a eu, ne pas oublier de prévenir les autres dès qu’un mail ou appel à été passé afin d’éviter les doublons.
-Avoir une conjugaison et une orthographe propre, évidemment tout le monde peut avoir des défauts d’élocution ou d’écriture, mais le but est de le minimiser.
Passer un appel
1. Se présenter(en tant qu’entreprise) : "Bonjour, c’est le Temple du Jeu"
2. Expliquer la raison de l’appel : "Je vous appelle puisque j’ai vu que.../ Je vous rappelle par rapport à notre discussion.../etc..."
3. Ecouter le retour client et l’aider si il y a des questions
4. Dire au revoir
Dans le cas d’un répondeur, garder le même déroulé (sans le point 3) et ne pas oublier de Préciser notre numéro de téléphone, deux fois de suite afin d’être sur qu’il soit noté.
Envoyer un Mail
L’idée est la même que pour un appel, il faut bien se présenter, expliquer le pourquoi du mail et de dire au revoir.
Ne pas hésiter à regarder d’anciens mails envoyés dans la même situation afin de s’inspirer.
ATTENTION Certains mails posent des questions très précises, même si il est important de lire souvent les mails, si vous n’avez pas de réponse à fournir, demandez de l’aide à quelqu’un qui sera peut-être quoi répondre.
Le but n’est pas de répondre le plus vite possible mais de répondre bien
Pensez à faire vérifier votre orthographe
N’oubliez pas que vous représentez l’entreprise, à l’oral comme à l’écrit. Si vous n’êtes pas sûr de vous, n’hésitez pas à demander à un responsable de vérifier votre syntaxe, votre orthographe, ou tout simplement la justesse de ce que vous avez écrit. Il n’y a aucune honte à avoir : n’oubliez pas que plus personne ne sait vraiment écrire correctement, mais autant limiter la casse.
