Vente avec un bon de commande

Introduction

Le bon de commande est un papier officiel d'un organisme payeur (public ou privé) qui garantit un paiement en échange d'une facture de notre part. Pour vérifier rapidement qu'un bon de commande est valide, il faut vérifier :

• qu'il y ait un tampon/cachet officiel
• qu'il y ait la signature de l'émetteur du bon de commande
• que soit renseigné un montant maximum => Généralement soit il colle au devis fourni, soit c'est un montant rond.

Si la transaction a fait l'objet d'une demande de renseignements, puis de devis, etc... ce n'est qu'à l'obtention du bon de commande physique ou numérique que la commande est confirmée. Ne bloquez pas les jeux avant (sauf exception de confiance ... client régulier etc...)

Pré-Requis

• Avoir un portfolio (avec feuilles plastiques collées) dédié aux Collectivités

Au niveau du logiciel de caisse

Souvent, les articles sont fournis au moment de la réception du bon de commande ou peu après.

Dans ce cas faites un BL (ou une réservation pour les non SAARI), au nom de la collectivité et vous pouvez donnez une copie de celui ci à la personne qui prend les jeux (ça ne vaut pas facture, mais juste un bon de livraison. Indiquez, si vous n'avez pas encore travaillé les prix, qu'ils seront bien sûr ajustés pour la facture.)

Ensuite il faut passer la vente afin de générer la facture officielle. Prenez votre temps pour éviter toute erreur.

Pour passer la vente, vous devez avoir un mode de paiement spécifique aux bons de commandes (paiements en atente) ex : SAARI - COLLECTIVITES Alt-T

Si vos factures sont faites directement avec votre logiciel de caisse (et non avec un logiciel externe exemple : letempledujeu.fr pour Nantes) alors mettez sur une ligne de commentaire bien visible les mentions demandées par le bon de commande Souvent un numéro de bon de commande, un numéro de fournisseur, ...

Une fois la facture générée

Transmettez-la au plus vite à l'organisme payeur via les méthodes inscrites sur le bon de commande (Chorus, mail, courrier, ...) et n'oubliez pas d'y ajouter votre RIB actuel.

Imprimez vous un exemplaire que vous joignez au bon de commande (à imprimer également si numérique). Indiquez en haut à droite de la facture le montant total TTC et la date de paiement attendue (calculez 30 jours à partir de l'envoi de la facture, puis prenez la fin du mois en cours. ex : pour une facture émise le 15/07/2021, alors la date de paiement attendue est le 31/08/2021 )

Une fois le paiement reçu

La personne qui surveille les paiements arrivant sur vos comptes (Yann actuellement) vous transmet l'info de réception d'un virement. Il doit correspondre à une de vos factures très certainement. Il suffit donc de l'enlever du portfolio et de la glisser dans un carton nommé Archives Collectivités en répondant au mail : OK enlevé du portfolio.

En fin de mois

Il est impératif de lister en fin de mois chaque facture présente dans ce portfolio et en indiquer également le total final dans le mail de fin de mois envoyé à Yann et Antonin.