Suivi des Colis

Selon la destination, le délai varie (voir plus bas). Pour cette fiche, je prends comme destination des colis la France métropolitaine ,donc un délais de 2 jours. Le contrôle du délai de réception et de réception du colis par le client ne peut se faire que dans un délai de 1 mois après l’envoi du colis.

Ouvrir la page internet du suivis colis sur le site temple du jeu : cliquer sur le logo « suivi » dans la barre des favoris.

Se connecter avec ses identifiants sinon aller demander à un responsable de le faire. Puis vous serez redirigés vers cette page :

Dans la barre de menu « afficher les commandes », sélectionner « expédier » et cliquer sur « filtrer ». Vous tomberez sur la page suivante :

Aller tout en bas de la liste, puis cliquer sur le nom de la personne. Une nouvelle page apparaitra.

Faire un copier du numéro de colis (clic droit puis clic gauche sur copier) et ouvrir un nouveau onglet internet. Faire une recherche «  suivis colis » et ouvrir le premier lien « colissimo ». Vous aurez devant vous une page similaire à celle-ci :

Faire un coller (clic droit puis clic gauche sur coller) dans la barre de recherche « mon n° de colis  » et cliquer sur « OK ». En dessous de la barre de recherche de cette page apparaitra un tableau détaillant l’avancée de l’acheminement du colis par la poste.

Vérifier que le colis est bien arrivé chez le client dans le délai imparti :
- 2 jours ouvrables pour la France métropolitaine et Monaco.
- 4 jours ouvrables pour Andorre.
- 7 jours ouvrables pour les DOM. 
- pas de délais contractuels pour les autres destinations.

Exemple n°1 : Si le colis du client a été expédié le 5 janvier et ayant pour destination la France métropolitaine, il devrait en théorie le recevoir le 7 janvier (si il n’y a pas eu de week-end entre temps).

Si le colis est reçu dans les temps :

Si le délai est respecté (exemple n°1), il y aura un message indiquant que le colis a été reçu. Retourner sur la page temple du jeu du suivi client (sur l’autre onglet internet). Dans la barre de menu « afficher les commandes », sélectionner « colis reçu » et descendre plus bas sur la page afin de valider le choix en cliquant sur «  appliquer les modifications ».

Une fois la page actualisée (se fait automatiquement une fois cliqué sur « appliquer les modifications »), cliquer sur le lien « suivi des commandes » pour revenir au listing des commandes .

Attention : comptant comme étant dans le délai imparti, tout passage de la poste chez le client, même si il était absent. Donc, il faut regarder si il n’y a pas un message indiquant que le client était absent le jour de la livraison et prendre en compte la date de passage :

Si le colis n’est pas reçu dans les temps :

Si le colis est reçu mais pas dans les temps, il faut aller chercher la pochette « bilans récapitulatifs d’indemnisation coliposte » (couleur beige) situé dans le bac « colissimo jour 1 » dans la pièce d’affranchissement et prendre la fiche de réclamation retard :

« Vous trouverez ci-dessous la fiche de dépôt d’un de nos clients qui a reçu son colis le _ _ / _ _ / _ _ _ _ alors qu’il aurait dû le recevoir le _ _ / _ _ / _ _ _ _.
Le délai de J+2 du Colissimo Suivi n’ayant pas été respecté, je vous prie de bien vouloir procéder au remboursement des frais de port.  »

Prendre le bordereau de la preuve d’envoi du colis (rangé dans la pièce d’affranchissement soit dans dans le bac « colissimo jour 1 », « colissimo jour 2 » ou carton de bordereau plus ancien). Puis photocopier la fiche réclamation et le bordereau, en le plaçant à l’endroit prévu sur la fiche réclamation.

Sur la photocopie, remplir les champs avec les informations correspondantes : Date de la réclammation, date d’envoi du colis et date de réception du colis.

Une fois la fiche de réclamation remplie, prendre une enveloppe et mettre l’adresse du service de réclamation de coliposte (inscrite sur une feuille affichée dans le bureau d’affranchissement). Placer l’enveloppe dans la zone d’expédition. Ne pas mettre de timbre sur l’enveloppe.

Inscrire la réclamation dans le tableau de suivi des réclamations du mois en cours qui est placé dans la pochette beige.

Si le colis n’a pas été reçu ou le suivi colis interrompu

Si le suivi colis ne peut pas être réalisé (la mise à jour du statut du colis sur colissimo à été interrompue) ou que le colis n’est pas arrivé chez le client, il faut faire une réclamation auprès de colissimo pour une enquete. Pour cela, il faut aller chercher la pochette « bilans récapitulatifs d’indemnisation coliposte » et prendre la fiche de réclamation « suivi colis interrompu ou colis pas arrivé » :

« Vous trouverez ci-dessous la fiche de dépôt d’un de nos clients qui n’a pas reçu son colis – qu’il aurait normalement dû recevoir le _ _ / _ _ / _ _ _ _ .
Le délai de J+2 du Colissimo Suivi n’ayant pas été respecté, je vous prie de bien vouloir procéder au remboursement des frais de port. »

ou

« Vous trouverez ci-dessous la fiche de dépôt d’un de nos clients dont le suivis de colis ne peut-être réalisé par nos soins : l’actualisation de l’étape de traitement par vos soins n’est plus mise à jour. Cela nous empêche de contrôler l’arrivée du colis chez notre client dans les conditions imparties.

Si le colis est bien arrivé chez notre client dans un délai de deux jours, je vous prie de bien vouloir m’envoyer, avec le récapitulatif de remboursement en fin de mois, un justificatif.

Si le délai de J+2 du Colissimo Suivi n’est pas respecté, je vous prie de bien vouloir procéder au remboursement des frais de port. »

Prendre le bordereau du colis de la réclamation. Faire une copie d’une de ses fiches avec le bordereau dessus et remplir les informations manquantes. Prendre une enveloppe et remplir les informations de l’adresse de réclamation de coliposte. Placer l’enveloppe dans la zone d’expédition sans mettre de timbre.

Inscrire la réclamation dans le tableau de suivi de réclamation du mois en cours qui est placé dans la pochette beige.

Si le colis est en instance au bureau de poste

Si le colis, d’après le résumé de la Poste est actuellement en instance au bureau de Poste du client depuis plus de 5 jours, il faut contacter le client - par téléphone ou eMail suivant ce qu’on a à notre disposition.

Pourquoi ? Tout simplement parce qu’au bout de 15 jours le colis nous est automatiquement retourné. Et surtout parce que - même si en théorie un colis n’est en instance qu’après que deux avis de passages aient été laissés au client, en pratique on sait bien que ce n’est pas toujours le cas... Enfin, souvent le client tarde à s’inquiéter car il ne s’attend pas à recevoir son colis si vite.