Cloture

La clôture de magasin de Terres de jeux passe par plusieurs étapes :

Vérification de la caisse

Procédures 41 (Caisse du jour)

Procédures 441 (Remises en banque)

Mise à Jour du stock

Fermeture du magasin

I. Vérification de la caisse

La première chose à faire en fin de journée et d’effectuer une dernière vérification de caisse afin de prévenir toutes erreurs. Cette vérification s’effectue de manière standardisée comme décrite ici.

II. Procédures 41 (caisse du jour)

5 procédures 41 doivent être effectuées successivement : 413, 414, 414trié, 414 export et 415.

413 : Taper « 413 » depuis le menu de SAARI, puis sélectionner « Général »

Pour obtenir une sortie Pdf du tableau :

414 : Taper 414 sur la menu de SAARI, puis sélectionner la date du jour avec F10

Le tableau obtenu détail les ventes de la journée. Par défaut, ces ventes sont triées par l’heure d’enregistrement sur SAARI.
Pour obtenir une sortie PDF, la procédure est la suivante :

Le PDF apparaît après quelques secondes. Il faut alors le renommer 414 de la même façon que pour un 413.

414trié :

Pour obtenir un PDF, on procède de la même façon qu’avec un 414.
Mais à la question "Faire un tri ?" répondre Oui, puis sélectionner Code Article avec Entrée et valider avec F10

Le fichier est alors renommé « 414trié ».

Le 414trié est ensuite envoyé à l’adresse mail « nantes@letempledujeu.fr » afin de servir pour le réassort.

414 export :

Pour faciliter les réassort, le 414 est aussi réalisé numériquement.
Il faut reprendre la méthode pour un 414 classique mais en sortie il faut choisir Export puis écrire "414".

Ensuite appuyer sur Reassort.bat dans la barre des tâches et attendre que le transfert se fasse.

415 :

Le 415 met fin à la journée en clôturant et effaçant les ventes de la journée. Il est donc impérativement à réaliser après le 413, 414 et 414trié et l’export du 414.

Il suffit de taper 415 depuis le menu principal de SAARI, choisir « Oui » et valider avec Entrée. Un message s’affiche alors pour indiquer la réussite de l’opération.

III. Procédures 441 (Remises en banque)

La remise en banque concerne les encaissement en carte bleue et en chèque. Dans les deux cas, la procédure est la même et suit la démarche suivante :

Depuis le menu de SAARI, tapez 441 et sélectionnez Banque. Après avoir appuyé deux fois sur la touche Entrée, sélectionnez Autres, toujours avec Entrée. Poursuivez en appuyant sur F10. Il faut alors sélectionner l’un des deux moyens de paiement souhaité, et un seul à la fois. La sélection se fait avec Entrée, puis validez avec F10. Une fois arrivé au tableau, appuyez sur F10, sélectionner Oui avec Entrée, puis Imprim 1.
ATTENTION ! De base NON est le choix proposé, donc il ne faut pas aller trop vite !
Attendre la sortie du PDF. On renomme le PDF obtenu selon la date et le mode de paiement (ex : 20140627_chèque ou 20140627_cb).

ATTENTION

– Sous SAARI, les chèques doivent obligatoirement être accompagnés des noms des clients

- Il est impératif de ne pas rater la sortie du PDF : une fois les informations validées, il est impossible de les ressortir en PDF de SAARI. En cas de fausses manipulations, il faut donc les écrire à la main.

IV. Mise à Jour du Stock

Une fois tous les PDF créés ; il faut mettre à jour le stock pour le site internet.

Tapez 215 puis F10
Dites Non au Tri
Une fois sur la liste, F10
Puis sortie en export nommé "web"

Ensuite appuyer sur le bouton de Mise à Jour dans la barre des tâches.

V. Fermeture du magasin

La fermeture du magasin s’effectue selon les étapes suivantes :

Fermeture et enregistrement de SAARI :

Une fois l’ensemble des PDF obtenu, il faut quitter SAARI en appuyant sur Echap et confirmer la sortie du programme avec la touche Entrée. On utilise ensuite l’icône Sauvegarde dans la barre des tâches.

Dépôt des PDF dans la Dropbox :

L’ensemble des PDF sont déposés sur la Dropbox. On accède à la Dropbox via l’icône.

Il faut ouvrir le dossier « Clôture », le dossier de l’année en cours, puis celui du mois en cours, et copier les PDF dans ce dernier. Les PDF sont ensuite supprimés du bureau.
ATTENTION, Il faut bien attendre que les fichiers soient copiés sur DropBox avant de les supprimer ! (Attendre que logo Dropbox en bas à droite redevienne vert)

Enveloppe de fin de journée et émargement de la feuille de dépôt en coffre :
Les chèques et billets en excédents sont déposés dans une enveloppe.

Les chèques doivent être vérifiés afin de s’assurer que le montant en lettre et en chiffre est identique, que le client a bien signé, que l’ordre « Le Temple du Jeu » figure bien sur les chèques, et que les dos du chèques comportent bien la signature de l’un des responsables du magasins. Une fois ces vérifications faîtes, les chèques sont déposés dans l’enveloppe accompagnés d’un post-it comportant : la date, le nombre de chèque, le montant total, et l’indication « 4 ok » (signifiant que les chèques ont été convenablement vérifiés).

Seuls les billets de 5 et de 10 euros sont conservés en caisse. Les autres sont à déposés dans la même enveloppe que les chèques. Les billets sont accompagnés d’un post-it comportant ces informations : la date, le nombre et le type de billets, et la somme totale. Si aucun chèque n’a été encaissé dans la journée, il faut alors le préciser sur le post-it des billets. Enfin, les nombres et types de billets placés dans l’enveloppe doivent être indiqués sur la feuille de dépôt, et le nouveau total doit également être calculé (par exemple, si deux billets de 50 euros et un billets de 20 euros sont placés dans l’enveloppe, il faut l’indiquer sur la feuille en écrivant « 2 » et « 1 » dans respectivement les colonnes 50 et 20, sur la ligne correspondant à la date du jour ; ce total de 150 euros est alors ajouté au total précédant).
Les espèces ne sont pas mises tous les jours dans l’enveloppe mais au moins une fois par semaine. L’enveloppe étant hebdomadaire

Fermeture physique du magasin :

Dans l’ordre, il faut :

Éteindre l’ordinateur

Rentrer le Stand-up !!!!!!

Fermer la porte du magasin à clé en bas

Baisser les volets métalliques :
– Celui du droite le plus possible( Envion aux deux tiers)
– Celui à gauche jusqu’en bas puis fermer avec la clé

Eteindre les lumières via le disjoncteur (4 interrupteurs en bas à gauche)

Sortir par la porte de derrière, refermer toutes les portes derrière soi.

Repasser devant la boutique pour fermer la deuxième serrure de la porte d’entrée, et s’assurer que tout est bien fermé.