Cloture de fin de journée

La clôture de magasin du magasin Médiathèque passe par plusieurs étapes :

• I- Vérification de la caisse et de l’occasion
• II-Procédures 41 (Caisse du jour)
• III-Procédures 441 (Remises en banque)
• IV-Fermeture du magasin
• V. Fermeture physique du magasin

note : un résumé de ces procédures est disponible en bas de page

I. Vérification de la caisse et de l’occasion

La première chose à faire en fin de journée et d’effectuer une dernière vérification de caisse afin de prévenir toutes erreurs. Cette vérification s’effectue de manière standardisée comme décrite ici.

Il convient également de vérifier que le total des ventes d’occasions enregistrer sur SAARI est le même que celui affiché sur l’espace dédié sur Internet.
Pour réaliser cette vérification, il faut suivre la procedure suivante.

II. Procédures 41 (caisse du jour)

5 procédures 41 doivent être effectuées successivement : 413, 414, 414trié, 414 export et 415.

413 : Taper « 413 » depuis le menu de SAARI, puis sélectionner « Général »

Pour obtenir une sortie Pdf du tableau :

414 : Taper 414 sur la menu de SAARI, puis sélectionner la date du jour avec F10

Le tableau obtenu détail les ventes de la journée. Par défaut, ces ventes sont triées par l’heure d’enregistrement sur SAARI.
Pour obtenir une sortie PDF, la procédure est la suivante :

Le PDF apparaît après quelques secondes. Il faut alors le renommer 414 de la même façon que pour un 413.

414trié :

La procédure pour obtenir un 414trié est la même que celle décrite en « I. Vérification de la caisse ».

Pour obtenir un PDF, on procède de la même façon qu’avec un 414.
Le fichier est alors renommé « 414trié ».

Le 414trié est ensuite envoyé à l’adresse mail « nantes@letempledujeu.fr » afin de servir pour le réassort.

414 export :

Pour imprimer la feuille de réassort du soir, il est nécessaire de réaliser un 414 export. Sur la feuille de 414 standard de SAARI, il suffit d’appuyer sur Echap puis de sélectionner « EXPORT », d’inscrire « 414 » et de valide avec F10. Il suffit ensuite d’appuyer sur l’icône réassort sur la barre du bureau, afin d’obtenir le réassort.

415 :

Le 415 met fin à la journée en clôturant et effaçant les ventes de la journée. Il est donc impérativement à réaliser après le 413, 414 et 414trié.

Il suffit de taper 415 depuis le menu principal de SAARI, choisir « Oui » et valider avec Entrée. Un message s’affiche alors pour indiquer la réussite de l’opération.

III. Procédures 441 (Remises en banque)

La remise en banque concerne les encaissement en carte bleue et en chèque. Dans les deux cas, la procédure est la même et suit la démarche suivante :

Depuis le menu de SAARI, tapez 441 et sélectionnez Banque. Après avoir appuyé deux fois sur la touche Entrée, sélectionnez Autres, toujours avec Entrée. Poursuivez en appuyant sur F10. Il faut alors sélectionner l’un des deux moyens de paiement souhaité, et un seul à la fois . La sélection se fait avec Entrée, puis validez avec F10. Une fois arrivé au tableau, appuyez sur F10, sélectionner Oui avec Entrée, puis Imprim 1.
ATTENTION ! De base NON est le choix proposé, donc il ne faut pas aller trop vite !

Attendre la sortie du PDF. On renomme le PDF obtenu selon la date et le mode de paiement (ex : 20140627_chèque ou 20140627_cartebleue).

Remise TPE :
"sur le pavé num" ->bouton gris
"sur l’écran tactile" -> raccourcis -> lancer télé-collectes

ATTENTION

– Sous SAARI, les chèques doivent obligatoirement être accompagnés des noms des clients

- Il est impératif de ne pas rater la sortie du PDF : une fois les informations validées, il est impossible de les ressortir en PDF de SAARI. En cas de fausses manipulations, il faut donc les écrire à la main.

IV. Fermeture du magasin

La fermeture du magasin s’effectue selon les étapes suivantes :

Fermeture et enregistrement de SAARI :

Une fois l’ensemble des PDF obtenu, il faut quitter SAARI en appuyant sur Echap et confirmer la sortie du programme avec la touche Entrée. On utilise ensuite l’icône afin de lancer la sauvegarde du logiciel :

Dépôt des PDF dans la Dropbox :

L’ensemble des PDF sont déposés sur la Dropbox. On accède à la Dropbox via l’icône.

Il faut ouvrir le dossier « Clôture », le dossier de l’année en cours, puis celui du mois en cours, et copier les PDF dans ce dernier. Les PDF sont ensuite supprimés du bureau.
ATTENTION, Il faut bien attendre que les fichiers soient copiés sur DropBox avant de les supprimer ! (Attendre que logo Dropbox en bas à droite redevienne vert)

Enveloppe de fin de journée et émargement de la feuille de dépôt en coffre :
En fin de journée, les chèques et billets en excédents sont déposés dans une enveloppe.

Les chèques doivent être vérifiés afin de s’assurer que le montant en lettre et en chiffre est identique, que le client a bien signé, que l’ordre « Le Temple du Jeu » figure bien sur les chèques, et que les dos du chèques comportent bien la signature de l’un des responsables du magasins. Une fois ces vérifications faîtes, les chèques sont déposés dans l’enveloppe accompagnés d’un post-it comportant : la date, le nombre de chèque, le montant total, et l’indication « 4 ok » (signifiant que les chèques ont été convenablement vérifiés).

Seuls les billets de 5 et de 10 euros sont conservés en caisse. Les autres sont à déposés dans la même enveloppe que les chèques. Les billets sont accompagnés d’un post-it comportant ces informations : la date, le nombre et le type de billets, et la somme totale. Si aucun chèque n’a été encaissé dans la journée, il faut alors le préciser sur le post-it des billets. Enfin, les nombres et types de billets placés dans l’enveloppe doivent être indiqués sur la feuille de dépôt, et le nouveau total doit également être calculé (par exemple, si deux billets de 50 euros et un billets de 20 euros sont placés dans l’enveloppe, il faut l’indiquer sur la feuille en écrivant « 2 » et « 1 » dans respectivement les colonnes 50 et 20, sur la ligne correspondant à la date du jour ; ce total de 150 euros est alors ajouté au total précédant).

V. Fermeture physique du magasin

Dans l’ordre, il faut :

1. Éteindre l’ordinateur
2. Rentrer les Stands up !!!!!!
3. Fermer la porte du magasin à clé
4. Baisser les volets métalliques
   Eteindre les lumières (les interrupteurs « salle grande », « salle petite » et « vitrine » doivent tous être dans la même position)

Sortir par la porte au fond de la réserve (et la fermer derrière soi, bien entendu)

Sortir par le quai de la fosse et remonter par la rue Neuve des Capucins pour vérifier que rien n’a été oublié.

Notes pour TRAD et CARTE

Pour CARTE :

• bouton gris (fonctions)
• raccourcis
• Totaux à transmettre pour vérif de caisse
• Duplicata pour duplicata
• Lancer les télécollectes pour la télécollectes

et re bouton gris pour revenir au menu puis PAIEMENT pour revenir à l’écran de paiement.

Pour TRAD :

Vérif = F022

Et la télécollecte se fait en générale dans la nuit il faut donc vérifier le matin.

Pour les télécollectes F12, puis attendre et vérifier la sortie du ticket, puis F22.

Pour MED :

duplicata de ticket de caisse :
"sur le pavé num" ->bouton gris
"sur l’écran tactile" -> raccourcis -> duplicata -> choisir application de paiement -> "CB contact" OU "CB sans contact" -> duplicata > cartes -> "Client" OU "Commerçant"

Pour rebooter le TPE si bug :

Maintenir le "." et la "touche jaune" du pavé numérique -> attendre 1 à 2 min

VI. PETIT RÉSUMÉ RAPIDE

– Ranger les stand ups (3)
– Fermer la porte à clé et les volets métalliques et bois
– Vérif de caisse
– Appeler pour la Mise à jour
– Faire l’enveloppe

Avant la réception de la MAJ :
export PDF :
– 414
– 414 trié
– 413 général

Après la réception de la MAJ :
– 414 export
– vérifier la cohérence des montants Occaz/BonDV
– imprimer et enregistrer le réassort

– Envoyer un mail au temple (414trié + réassort)
– 415
– 441 cb (plus chèques si il y a)
– Remise TPE
– Sauvegarder SAARI
– Copié les PDF dans la Dropbox (SYNC)

– Éteindre le poste + lumière
– Fermez la porte